Взгляните на любую успешную компанию. Как думаете, в чем ее секрет? Лидер, умеющий зажечь команду, идея, заложенная в продукт, сотрудники, работающие в поте лица и выполняющие все поручения руководства?
Безусловно, эти составляющие важны. Но в конечном итоге решает не харизма или лидерские способности. Успех развития бизнеса зачастую определяют две вещи: системность и автоматизация бизнес-процессов.
Рациональность и комплексный подход важны во всех сферах деятельности компании: от набора персонала до управления внутренними проектами. А с помощью автоматизации можно минимизировать участие человека в достаточно важных, но технических и рутинных задачах, таких как составление договоров, выставление счетов, заполнение клиентских баз. В этом смысле программное обеспечение значительно облегчают работу менеджера по продажам и позволяют ему концентрировать внимание на более важных делах. Освободившееся время сотрудник может использовать, чтобы уделить достаточно внимания каждому клиенту (в среднем на каждого сотрудника отдела продаж приходится по 29 открытых сделок).
Талантливый менеджер и автоматизация бизнес-процессов — отличный тандем
Какими инструментами обычно пользуются менеджеры по продажам? Зачастую это блокнот, ручка, табличка Excel для хранения контактов клиентов и, в лучшем случае, органайзер в смартфоне. Предлагаем рассмотреть еще один инструмент, который способен заменить собой все вышеперечисленное и предоставить гораздо больше возможностей. Речь пойдет о CRM-системе автоматизации продаж. В чем же ее преимущества?
Единое хранилище. Первая и самая очевидная выгода от использования такой программы — возможность хранить все документы, контакты и записи в одном месте, доступ к которому одинаково прост и со стационарных компьютеров, и с мобильных устройств. Благодаря этому, нужную информацию можно получить в два клика, даже не находясь в офисе. Хранение данных в одном формате значительно облегчит обмен информацией: руководителю или новому сотруднику понадобится несколько минут, чтобы вникнуть в ситуацию.
Кроме этого, с использованием CRM-системы task management станет еще проще и продуктивней — удобное расписание, возможность создавать как личные, так и командные задачи, система уведомлений, с которой вы не пропустите ничего важного.
Управление клиентами. CRM-система — это самая полная база контактов ваших клиентов. Например, в системе bpm’online достаточно однажды внести информацию в карточку контакта, и в будущем все формы, связанные с этой записью, будут заполняться автоматически: реквизиты, адреса, контактные лица — их больше не нужно будет дублировать или вводить вручную.
Кроме этого, с помощью функции «Поиск дублей» система найдет контакты с похожими средствами связи, например, и предложит объединить их. Программа также подскажет, общались ли раньше менеджеры компании с потенциальным клиентом, и предоставит историю взаимодействий.
Управление продажами.Составляйте график продаж, распределяйте планы поставки продуктов, анализируйте продуктивность менеджеров. Например, в bpm’online вы всегда можете просмотреть активности конкретного менеджера по определенному клиенту: информация о заключенных договорах, доп. соглашениях, оплаченных счетах хранится в карточке контакта на вкладке «История».
К тому же, CRM-система предоставит необходимый отчет или статистику по выбранным вами параметрам. График активности конкретного сотрудника или всего отдела, план продаж на месяц или год, ТОП-5 неоплаченных счетов — вся эта информация доступна всего в несколько кликов.
Управление внутренними проектами, автоматизация бизнес-процессов. Проект — это корпоративная деятельность, направленная на достижение конкретного результата, например, на создание нового продукта или предоставление услуги. С помощью удобного редактора проектов вы можете распланировать поэтапно запуск новой торговой марки, распределить обязанности по подготовке к старту между сотрудниками, подсчитать затраты. CRM-система позволяет облегчить управление проектами внутри компании.
Управление рабочими местами и доступом.Создайте в системе несколько рабочих мест и открывайте сотрудникам оптимальный для их работы функционал. Например, в рабочем месте «Бухгалтерия» раздел «Продажи» можно скрыть, если информация о потенциальных сделках не нужна сотрудникам финотдела. И наоборот, если в обязанности менеджера по продажам не входит ведение товарной номенклатуры — создайте для него отдельное рабочее место, где доступ к редактированию каталога продуктов будет ограничен.
Самые распространенные заблуждения о работе с CRM:
Бизнес-процессы нашей компании слишком сложные, чтобы «зашить» их в поля и таблицы.
Разработчики CRM-систем понимают, что этот инструмент должен быть универсальным и одинаково подходить компаниям разных отраслей: от банков до ресторанов. Например, в CRM-системе bpm’online с помощью инструмента «Дизайнер системы» вы сможете настроить все поля, детали, вид и форму отображения любой информации. Пользователь может добавлять и создавать свои шаблоны, вкладки и графики. Система полностью настраивается под любые процессы и, что самое главное, для этого вам не нужен разработчик — все изменения осуществляются в простом, понятном, user-friendly интерфейсе.
Мои сотрудники не станут использовать систему на все 100%
Для начала нужно будет потратить некоторое время на обучение персонала. Но оцените, насколько удобней хранить информацию в единой корпоративной системе, когда и руководитель, и его сотрудники имеют доступ ко всему необходимому функционалу. Вникнуть в процесс продажи или передать дела можно всего за несколько минут. Кроме этого, интерфейс системы разрабатывается согласно современным трендам UI/UX (User Interface, User Experience). Разобраться с возможностями программы не составит никакого труда даже для ярых поклонников блокнотов и ручек.
Незачем добавлять очередной инструмент для работы: блокнота и таблицы Excel вполне достаточно.
CRM-система не только заменяет все эти инструменты, но и значительно расширяет их функционал. Система напомнит о запланированной встрече или дне рождения клиента; покажет актуальную воронку продаж и рассчитает количество потенциальных клиентов, которые отсеиваются на каждом этапе; дополнит данные базы контактов с помощью интеграции с социальными сетями. Но самое главное, CRM-система — это рабочее место менеджера по продажам, комплексная программа хранения и использования корпоративных данных, доступная каждому сотруднику и включающая весь необходимый для его работы функционал. Кроме этого, CRM-система поддерживает синхронизацию с множеством привычных сервисов (Facebook, MS Exchange, Google), может получать и отображать данные из них.
И напоследок, прежде чем начать работу с CRM-системой, стоит задать себе несколько вопросов:
- Какие действия и активности выполняют мои коллеги для организации бизнес-процессов?
- Из-за чего зачастую возникают трудности?
Получив ответы на эти вопросы, можете смело приступать к автоматизации самых проблемных процессов и постепенно внедрять использование CRM-системы во всех отделах компании.