Чем бы вы ни были заняты, это всегда требует от вас некоторой концентрации и энергии. Затратив их - вы добьетесь своей цели. Но часто полученный результат не означает эффективности ваших усилий ради него. Существует распространенное заблуждение, часто подкрепляемое ссылкой на выдающиеся личности (например, на Юлия Цезаря или Наполеона) о том, что возможно решение нескольких задач в один отрезок времени. Это неправда — результаты современных психоневрологических исследований убедительно свидетельствуют о том, что мозг человека принципиально не может решать несколько задач за раз. Внимание человека в этом случае просто очень быстро переключается с одного объекта на другой, а не делиться равномерно на оба. Более того, чем большее количество дел вы пытаетесь сделать за раз, тем больше снижается ваша эффективность. Хрестоматийным является пример неэффективности одновременного чтения сложного текста и приема пищи. Если так поступать, то количество усвоенной информации снижается на порядок по сравнению с нормой для этого человека.
Упрощенно это можно описать следующим образом
Когда, начиная переключение своего внимания с одного предмета на другой, вы заполняете вашу кратковременную память — тратятся энергия и время. Эта память отличается быстродействием, но, к сожалению, она не отличается значительным объемом. Соответственно, происходят постоянное заполнение и очищение кратковременной памяти — снова, снова, и снова. На все это тратится энергии и времени в разы больше нужного. Как итог — потратив прилично времени, вы не достигните нужного результата, а получите лишь усталость и разочарование.
Чтобы избежать все выше перечисленное, вам необходимо как можно меньше переключать свое внимание
Постарайтесь сосредоточиться только на одном предмете. Тут без сомнения может помочь специальное ПО - такое как комплекс от stakhanovets.ru предназначенный для оптимизации работы сотрудников и бизнес процессов. В этом случае ваша кратковременная память будет использоваться с максимальной отдачей, а затраты энергии сведутся к минимуму. Когда вы сосредоточитесь на выполнении только одного дела, часто может возникнуть другая проблема, продолжающая снижать вашу эффективность. Эта проблема — чрезмерная внутренняя сложность предмета ваших занятий.
Решить ее можно следующим образом:
- Проведите анализ предмета, которым вы занимаетесь. Это означает его разделение на составные, минимальные элементы и выделение связей между ними, их иерархии.
- Сделайте синтез — сгруппируйте выделенные элементы по сходным признакам, связям и месту во внутренней иерархии.
- Начните работать с полученными группами.
- Главное не забудьте о том, что они часть общей задачи!
Например, вы прогрессивный современный бизнесмен-инноватор и поэтому вам нужно совмещать значительный объем рутинных дел каждого бизнесмена с творчеством. Если заниматься ими вперемешку, то получится не очень хороший результат, сопряженный с чрезмерными тратами энергии, времени и обычных материальных средств. В итоге — вы получите одни убытки. Решение этой проблемы — группировка дел по признаку активности. Отдельную часть дня посвятите работе с клиентами, другую — с поставщиками, третью — с финансовыми документами, а четвертую, стоящую особняком, посвятите вашим инновациям и творчеству в бизнесе. В результате вы успешно и без потерь решите все поставленные перед собой задачи.
Известный американский бизнесмен и программист П. Грехем, описывая такой подход, называет его «ToDo-планом менеджера и творца». Он подтверждает, на своем опыте бизнес-деятельности, что чисто административные дела в бизнесе ни в коем случае нельзя смешивать с работой над инновациями и бизнес-творчеством. Подобное смешение, как он говорит, сведет вашу эффективность к нулю.
Поэтому его «ToDo-план творца» состоит из малочисленных, но больших по объему времени частей, а «ToDo-план менеджера» — из массы мелких групп рутинных дел бизнесмена. Так как эти планы нацелены на различные результаты, он никогда их не перемешивает. Подведем итог — эффективное решение даже трудных задач возможно только путем концентрации всех ваших усилий на одном предмете и группировке его внутренних элементов по объективным в данном случае признакам.