Бланк авансового отчета является двусторонним документом. На лицевой стороне приводят сведения о себе подотчетные лица и заполняют на оборотной стороне графы 1-6 об израсходованных по факту суммах с приложением документов, подтверждающие расходование средств. Авансовые отчеты в проверяются на наличие подтверждений расходов и на правильность оформления, на предмет целевого расходования денег.
Кроме этого, заполняются с 7 по 10 графы оборотной стороны отчета, где заполняются сведения о расходах, которые принимаются к учету бухгалтерией. Выплаченные в иностранной валюте суммы, учитываются в рублях по курсу и в иностранной валюте. Погашение подотчетными лицами задолженности в иностранной валюте, ее отражение в авансовом отчете в рублях производится по курсу ЦБ.
Как выдаются деньги под отчет?
Для выдачи денег основанием является заявление, в котором следует указать цель и срок, когда выдаются деньги. Оно направляется руководителю, который его визирует и отправляет в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет отсутствие остатка по прежнему авансу. Основанием для выдачи средств при направлении в командировку является приказ о направлении в командировку. Работник после ознакомления с приказом составляет заявление с расчетом необходимых в командировке средств. Порядок кассовых операций размеров выдаваемых средств не ограничивает. Следовательно, под отчет организация может выдать любую сумму. Но следует иметь в виду, что имеется предел расчетов наличными между ЮЛ, составляющий 100000 рублей. Когда совершаются закупки от имени организации у стороннего предприятия, размер платежа установленного предела превышать не должен.
Как составляется отчет?
Когда сотрудник возвращается из командировки, он по унифицированной форме составляет отчет, который сдает в бухгалтерию. Если траты составляют сумму больше полученной, то перерасход выдается по кассовому ордеру. Расходование средств проверяет бухгалтер. Проверенный отчет утверждается уполномоченным лицом или руководителем. Все расходы в период командировки подтверждаются соответствующими документами. Это документы, подтверждающие затраты на проезд. Нужно предоставить все автобусные, ж/д, авиабилеты. Если ехали на поезде, после поездки необходимо билет забрать у проводника. Если использовали постельные принадлежности, необходимо взять подтверждение услуги. В размере фактических сумм возмещаются расходы на проезд.